全世界の総データ量は2年ごとにほぼ倍増しています。数字をみると恐ろしいペースです。
しかし、情報オーバーロード(情報過多)と呼ばれるこうした状況は、あなたの会社と何か関係があるのでしょうか?

実は、「世界のデータの3分の2は消費者や労働者などの個人が作成・保存したデータであるものの、全データの85%については企業が何らかの責任を負っている」という調査結果があります。

つまり企業は、直接作成していない多くのデータについても責任を負っているのです。

情報オーバーロード(情報過多)の課題

 

コンプライアンス部門や法務部門にとっては、こうした状況が悩みの種になっています。社内の情報だけでも確実にコントロールするのは難しいのに、社外の情報を可視化してコントロールすることなど不可能のように思えるのも無理はありません。

さらに最近のレポートによると、世界のデータのうち、きちんとタグ付けや分類が行われているものは4分の1に満たないという試算もあり、データを効率的に分析・管理することの難しさが浮き彫りになっています。

社内の情報に限れば、状況はまだましです。保管コストは比較的安いため、多くの企業がすべての情報をそのまま保管しているからです。

とはいえ、こうした情報も、時間とともに膨大になり、社内のいたるところに情報が保管されている状態になっています。紙のデータや電子データがばらばらのフォーマットで保管されているため、記録管理によって適切な分類が行われていたとしても、アクセスや検索は困難な場合が少なくありません

このような状況が続くと、例えば訴訟でディスカバリーを行うときや、監査で業界規制の順守を証明しなければならないときに大きな問題になります。

また、従業員にとっても、有用な情報にアクセスできない、あるいは情報が多すぎてどこから手を付けていいかわからないといった状況が生じます。

こうした問題をさらに厄介にしているのが、電子メールをはじめとする各種ビジネスツールです。本来は会社の生産性を高めるために導入されたツールが、現実には生産性を低下させてしまうことも多いのです。

まとめ

多くの企業ではやがて、社内にため込んでいた情報の多くがビジネスには何の役にも立たないと気づくことになります。
情報が重複していたり、古すぎたり、不完全だったりするためです。

「情報ガバナンス」は、こうしたビジネス情報の構造をシンプルにし、有用な情報だけを保管する方法を提供します。